Como criar uma mala direta para agilizar laudos periciais

No final de dezembro de 2012, discutindo com outros colegas a respeito de como agilizar o trabalho de manufatura de laudos periciais que possuem certa repetição de dados, recebi um "passo-a-passo" da colega Carol Salles, perita criminal.

Desde o começo deste ano utilizo a metodologia que facilita um pouco a "construção" do texto básico do laudo. Basicamente digitamos os dados comuns à maioria dos laudos (data, endereço, autoridade requisitante, nome da vítima, etc.) em uma planilha do programa Excel. Vinculamos a um texto base no aplicativo Word e utilizamos o recurso de montar uma "mala direta", ou seja, os programas combinam entre si para "pegar" os dados da planilha e inserir nos lugares certos do texto. A partir daí só falta o perito incluir os dados peculiares de cada caso e emitir seu parecer.

Vejamos, então, "como vincular campos de uma planilha do Excel em um documento tipo mala direta do Word":

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1 - Crie uma tabela no Excel com as informações importantes para você, e salve. Por exemplo, crie uma simples, com cinco campos:

2 - Dê um nome e salve. Neste caso, o nome é CONTROLE, e está salva no desktop. Feche o arquivo.

3 - Crie um documento do Word, que será usado como modelo (mala direta), e que usará as informações contidas na tabela. Neste caso, você quer escrever algo do tipo:

"Esta equipe compareceu à Av. Champs Elysees, 500, na cidade de Paris, para atender local de Homicídio, referente ao BO 1111/11, em atendimento à solicitação do delegado Marlon Brando."

4 - Então pegue este trecho e crie um documento do Word. Aqui, chamei de LAUDO, e também salvei no desktop.

5 - Agora é a hora de vincular o documento do Word e do Excel.

Siga a sequência CORRESPONDÊNCIAS>SELECIONAR DESTINATÁRIOS>USAR LISTA EXISTENTE.

Ao clicar em USAR LISTA EXISTENTE, ele vai abrir uma janela, pedindo que a lista seja localizada. No nosso caso é o documento do Excel CONTROLE que está salvo no desktop (ou Área de Trabalho). É só clicar lá, achar, selecionar e clicar em ABRIR.

Um arquivo do Excel pode ter várias planilhas e o próximo passo é selecionar qual planilha você quer usar. Use a Planilha 1, pois seu arquivo tem uma só. Dê OK.

6 - Agora é a hora de criar os campos de preenchimento. No documento do Word, no nosso caso, o primeiro campo citado é o endereço. Então posicione o cursor antes do endereço e siga a sequência INSERIR CAMPO DE MENSAGEM>ENDEREÇO.

Observação: quando se clica em INSERIR CAMPO DE MENSAGEM ele dá uma lista com todas as opções que constam no Excel. Aqui só temos cinco campos, mas se tiver 50, vai abrir uma lista com 50.

Quando clicar, é isso que vai aparecer:

Apague a informação inicial que foi usada como base ("Av. Champs Elysees, 500") para que este seja o modelo "neutro" pronto para receber mais informações. Para que possa ser usado como modelo para laudos futuros tem que ficar assim:

7 - Agora repita todo o procedimento do item 6 para todos os campos. No final o documento deve ficar assim:

Salve as alterações.

8 - Finalmente a hora de produzir um laudo usando a mala direta!

Escolha a linha do Excel que você quer inserir. Aqui, queremos criar um laudo com as informações que constam na linha 2.

No campo indicado com uma seta vermelha na figura abaixo, deveríamos colocar o número 2. Mas devido a uma "burradinha" do Word, que eu ainda não saquei qual é, devemos sempre inserir o número da linha que queremos, menos um. Ou seja, se quer os dados da linha 2 do Excel, deve inserir no Word linha 1, se quer da 35 do Excel, deve inserir 34 no Word, e assim por diante.

Explicada essa pequena confusão, prossigamos:

Siga a sequência CONCLUIR E MESCLAR>EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUAIS

Vai abrir esta janela:

Clique em "Registro atual" e dê OK. É gerado um novo documento do Word, que será seu futuro laudo, com as informações que ele pegou da planilha do Excel!

Edite o que mais quiser no seu laudo, renomeie e está pronto!

Com outros dados agora é a mesma ciosa. Se queremos os dados da linha 4 do Excel, inserimos o número 3 no campo.

E assim temos:

Aqui foi um documento simples, com cinco campos de mesclagem. Mas pode fazer uma planilha com centenas de informações a serem inseridas na planilha do Excel. E associadas nos campos do Word.

Uma das grandes vantagens do Excel é o autopreenchimento. Então, cada nome de delegado, por exemplo, só vai ser digitado uma vez. Quando o Marlon Brando te chamar de novo, é só colocar "M" no campo que o Excel vai autopreencher o nome dele (ou dar opções de outros delegados que comecem com a letra "M", o que também é uma mão na roda!

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Espero que tenha sido útil para vocês como foi para mim. Atualmente estamos implementando uma forma de fazer o laudo diretamente dentro do sistema de informações da Secretaria de Estado da Defesa Social.